חברות שונות מנהלות עסקים באופן רציף עם שותפים עסקיים או סניפי החברה בחו"ל. החידוש שאפשר לחברות הללו לחסוך כ-90% מעלויות הטיסות ונסיעות למטרות עסקים, הגיע לפני מספר שנים בצורת הוידיאו קונפרנס- שיחת ועידה עם מספר משתתפים ממקומות שונים בעולם, כשהם רואים ושומעים זה את זה בחדר הישיבות. האפשרויות העומדות בפני חברות כאלה הן- רכישת הציוד הנדרש והקמת חדר ישיבות מיוחד לצורך שיחות ועידה בוידיאו, או השכרת חדר כזה, לפי שעה. מדובר בחדר ישיבות פרטי המאובזר בכל הציוד הנדרש לשיחת ועידה ברמה הגבוהה ביותר.
השכרת חדרי ישיבות לוידיאו קונפרנס– למה ולמי זה טוב?
בראש ובראשונה השכרת חדר ישיבות למטרת וידיאו קונפרנס, הוא הפתרון האידיאלי לחברות שמנהלות שיחות וועידה בוידאו בתדירות נמוכה. הציוד הנדרש לחדר ישיבות מסוג זה יקר ומצריך לא פעם תמיכה טכנית שוטפת. השכרת חדר כזה לישיבות מתואמות מראש חוסך לחברה עלויות רכישת הציוד ותחזוקת החדר. אפשרות השכרת חדרי ישיבות לוידיאו קונפרנס טובה גם למי ששוקל בניית חדר ישיבות כזה במשרדי החברה ורוצה לבחון בזמן אמת את טיב הציוד הטכני ואיכות שיחת הוידיאו שמתקבלת. גם חברות שיש ברשותן חדר ישיבות כזה מעדיפות לעיתים להשכיר חדר מטעמי נוחות, פרטיות וביטחון שהשיחה תתנהל על הצד הטוב ביותר, בזכות צוות טכני שנוכח בחדר לכל אורך השיחה, עם מערכת גיבוי למקרה של תקלה.
השכרת חדרי ישיבות לוידיאו קונפרנס– מה חשוב לבדוק?
חברות שונות מציעות חדרי ישיבות למטרת שיחות ועידה בוידאו. לפני שאתם בוחרים את חדר הישיבות המתאים לכם כדאי לבדוק אם ציוד הוידאו בחדר תומך בכל התקנים הבינלאומיים הקיימים, כדי שלא תהיו תלויים בציוד של יצרן אחר או קושי להתחבר בשיחת ועידה לחדר אחר שיש בו ציוד מדגם שונה. הציוד חייב להיות ברמה הגבוהה ביותר, המערכות מותקנות וממוקמות נכון. חדר הישיבות צריך להיות מרווח ופרטי. חברות מסויימות קובעות שיחות ועידה במספר חדרים סמוכים בו זמנית, מה שמפריע להתנהלות הישיבה בשני החדרים בגלל האקוסטיקה. השליטה על המערכת צריכה להיות קלה ונוחה לשימושכם.