מאמר זה יחשוף את יתרונותיה וחסרונותיה של שיטת ועידת הוידאו. לא בכדי הפכה שיטה זו לאחת הפופולאריות בקרב סוכנויות ובעלי עסקים גדולים- ובמאמר זה תיווכחו מדוע שיטה זו כה מקובלת.
היתרונות:
שיטת הוידאו-קונפרנס (ועידת וידאו) היא כלי שימושי לחברות בעלות כוח עבודה גדול במקומות נפרדים- כגון מוסדות ממשל פדראליים ומוסדות רב-צדדיים לתיאום פגישות ודיונים אסטרטגיים.
בכדי להוזיל את העלויות של השכרת חדרי מלון וכנסים, חברות גם מבצעות בו-זמנית הכשרת עובדים רבים במקומות שונים ומגוונים.
פרודוקטיביות מוגברת
שימוש אסטרטגי בועידות וידאו מפנה זמן נסיעה רב למנהלים, אותו היו יכולים לנצל לפעילות קריטית אחרת ופעילויות ארגוניות. זמן מנהלים הוא דבר חשוב שאין להמעיט בערכו – הוא שווה גם כסף וגם מטרות ארגוניות: שיוצאו לפועל מוקדם יותר אם זמן העבודה של מנהלים ופועלים בכלל ינוצל כראוי.
חסך בעלויות
חיסכון בעלויות טיסה ומלון באמצעות שימוש קבוע בועידות וידאו מסייע
למחלקות משאבי אנוש של חברה לקצץ תקציבי נסיעות שנתיים – שללא שיטה זו יכולים להגיע לעשרות אלפי דולרים בשנה (תלוי בגודל החברה).
נוחות
במקום שמנהלים יצטרכו לעזוב את מיקומם ולנסוע למספר ימים, או אפילו שבועות, הם יכולים בפשטות ובמהירות להתכונן לפגישה או כנס המתבצע בועידת וידאו- בביתם, ללא צורך בטרחה מיותרת.
החסרונות:
כישלון של טכנולוגיה
גם הטכנולוגיה הטובה ביותר, אשר כמעט חסינה לתקלות מכל סוג שהן, צפויה להיתקל בקשיים טכניים (לדוגמה- שיבושי/הפסקות חשמל).
בתרחיש כזה, מפגשים חשובים של ועידות וידאו במוקדים ומקומות נרחבים צריכים להיפסק, אך גם במקרים כאלו חלופות ופתרונות יימצאו במהירות.